Comment bien instaurer son projet paie dans son entreprise ?

29 juin 2022

Paie

pointage

Aujourd’hui, il existe plusieurs modes de gestion pour la paie au sein des entreprises : elle peut être géré en interne aussi bien qu’être externalisé. Dans les deux cas, le traitement des bulletins de paie passent par un progiciel, un outil ou même en SaaS. La majorité des entreprises, qui ont opté pour la digitalisation, intègrent leur outil de paie avec leur SIRH.

Nous allons vous présenter les meilleurs pratiques et le timing idéal pour déployer un nouvel outil de gestion de paie dans votre entreprise.

 

Les meilleures pratiques de déploiement d’un outil de paie

Il faut savoir que la mise en place d’un outil de paie a un impact direct sur votre fonctionnement RH. Ainsi, vous devriez être sur que l’outil de paie concorde avec votre gestion, notamment des temps. Cela dépend de la manière dont vous gérez les absences (sont-ils centralisés au sein d’une interface ou non ?) ou votre suivi des temps de travail (existe-il un système de pointage ou de badgeage ?). Idéalement, vous devriez connecter vos modules ou interfaces de gestion de temps avec votre nouvel outil de paie.

Dans l’ensemble, vos bulletins de paie peuvent se générer automatiquement, car il contient des lignes fixes ou calculables avec un taux fixe (comme les assiettes de cotisations). Cependant, il existe des EVP (éléments variables de paie), et c’est leur traitement qui nécessite d’être bien pris en compte lors de la génération de vos bulletins de paie. Les EVP sont plutôt des variables temporelles (congés, heures supplémentaires), mais aussi des variables sur objectifs ou exceptionnelles (notes de frais par exemple). Ainsi, vous devriez également connecter vos outils de gestion de notes de frais ou d’entretien avec votre outil de paie.

 

Le timing idéal pour le déploiement

« Le changement d’outil de paie doit impérativement se faire en janvier. » – Faux.

Vous pouvez changer votre outil de paie à tout moment. La différence est qu’en janvier, le basculement se réalise plus facilement car les reportings et les règles de paie reviendront à zéro pour un nouvel exercice. Or, aujourd’hui, avec la DSN ou d’autres solutions, vous pouvez très bien basculer votre outil de paie au cours d’une année, et vos cumuls seront repris.

En revanche, votre changement d’outil de paie doit s’anticiper : vous devriez toujours estimer un temps qui comprendrait l’expression de vos besoin et sa définition dans un cahier de charges, les paramétrages, les tests sur recette et enfin la mise en production. Ce temps varie selon votre taille d’entreprise et vos exigences : pour une PME et ETI, vous pourriez estimer entre 2 et 4 mois, tandis que pour les grandes entreprises, il faudrait compter entre 6 et 8 mois.

En cas d’un changement d’outil de paie, vous devriez également inclure dans ce temps les processus de rupture avec votre ancien outil (et éventuellement ses coûts).

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