Établie par le salarié à chaque déplacement professionnel, la note de frais est une pièce incontournable de la gestion des ressources humaines et de la comptabilité d’une entreprise. C’est pourquoi, l’organisation et la gestion de ces documents administratifs sont bien souvent détaillées dans un guide des procédure, propre à chaque entreprise.

Définition

Sous forme de tableau, intégrée ou non à un ordre de mission, la note de frais rassemble toutes les dépenses réalisées par un salarié lors d’un déplacement professionnel : frais de repas, frais d’hébergement et de transport, frais de réception… Ce document est à compléter par le salarié à chacun de ses déplacements professionnels.

Régie bien souvent par un manuel d’usage ou un guide des procédures, la note de frais compile une liste des dépenses, et leurs pièces justificatives (tickets de caisse, factures de restaurants, reçus de péages…).

Pour être recevable par le service des Ressources Humaines et traitée par le service comptabilité de l’entreprise, la note de frais doit être datée et signée par le salarié et son responsable hiérarchique. Elle doit également détaillée l’ensemble des dépenses notées : nature des frais, date, montant…

Les différentes organisations dans les entreprises

Selon la nature de l’activité professionnelle et la fréquence de déplacements des salariés, chaque entreprise dispose de sa propre organisation en matière de gestion et de traitement des notes de frais. Le guide de cette procédure est d’ailleurs très souvent remis au salarié, dès son arrivée dans l’entreprise.

Dans la plupart des entreprises, la note de frais prend la forme d’un tableau. Le salarié complète ses données personnelles (nom, prénom, matricule ou fonction) et inscrit le détail des dépenses réalisées. Selon la forme de transmission établie par le service comptable, le salarié peut numériser les pièces justificatives ou éditer le tableau récapitulatif. Il transmet la note de frais en version papier ou en version numérique.

Bien souvent, le traitement des notes de frais est réalisé à la fin du mois. Il est, dans ce cas, demandé aux salariés de transmettre ces documents complétés, datés et signés, dans un format numérique, bien souvent. De nombreuses entreprises optent aujourd’hui pour un traitement des notes de frais, via un logiciel de scan et de classement automatique des dépenses. Facile à utiliser, l’application se télécharge sur votre téléphone. En scannant votre ticket ou votre facture, le logiciel complète automatiquement votre tableau en inscrivant vos dépenses dans les catégories appropriées. Le remboursement des frais peut s’effectuer en même temps que le versement du salaire mensuel, ou à une autre date, fixé par le guide des procédures.

Le saviez-vous ? Pour être recevable, la note de frais doit être accompagnée des pièces justificatives prouvant l’origine des dépenses réalisées par le salarié. Notre conseil ? Lors de votre déplacement professionnel, photographiez au fur et à mesure vos factures et vos reçus, et enregistrez-les dans votre boite mail, pour être certain de ne pas les perdre.

Pendant combien de temps garder les pointages des salariés ?

L’article D. 4711-3 du Code du travail stipule que les documents concernant les observations et les mises en demeure de l’inspection du travail doivent être conservés pendant un délai de 5 ans. Néanmoins, le Code du travail ne fait pas mention du support ni du contenu de la feuille de pointage. La seule mention obligatoire concerne la durée de conservation des feuilles de pointage ainsi que les conditions de mise à disposition de ces mêmes feuilles de pointage. Ces dernières devront donc être conservées au minimum pendant 5 ans, et pourront être appréciées soit en cas de contrôle de l’inspection du travail ou des services de l’URSSAF, soit en cas de demande d’un délégué du personnel et/ou d’un salarié qui souhaite faire valoir son droit d’accès et de rectification si le système de pointage est informatisé.