Dans les entreprises, peu importe leurs tailles, chaque service RH est responsable du calcul des effectifs de salariés. Ces éléments permettent de définir le montant de la participation de l’entreprise au paiement des cotisations sociales, et d’honorer différentes obligations fiscales, notamment. Savoir calculer les effectifs de salariés d’une entreprise est donc primordial, voici quelques conseils pour y parvenir.

Définition des différents effectifs

Les effectifs de salariés dans une entreprise peuvent être calculés de manière différente et à des périodes données. Ils sont des indicateurs de la santé économique et sociale de l’entreprise, mais ils permettent également de répondre à des obligations fiscales, juridiques et sociales. Deux calculs sont à réaliser :

  • pour déterminer l’effectif global ;
  • pour connaitre l’effectif moyen annuel en ETP (Équivalent Temps Plein).

Le calcul des effectifs, défini dans l’Article L1111-2, comprend le nombre de salariés disposant d’un contrat de travail avec l’entreprise à une période donnée. Par exemple, l’effectif global est calculé d’après le nombre total de salariés présents dans l’entreprise au 31 décembre de chaque année. Les résultats de ces calculs d’effectifs doivent être inscrits dans la Déclaration Sociale Nominative à compléter chaque année par l’employeur. Ils permettent de définir la périodicité et le montant des cotisations salariales (taux de participation à la formation professionnelle par exemple).

Le type d’obligations en matière de calcul des effectifs est défini selon le nombre global de salariés dans une entreprise. Depuis l’entrée en vigueur de la loi PACTE en Janvier 2020, les entreprises se classent en trois catégories :

  • 11 salariés;
  • 50 salariés ;
  • 250 salariés.

Les méthodes de calcul des différents effectifs

Pour calculer l’effectif global, il faut prendre en compte tous les salariés (liés par un contrat de travail) présents ou absents de l’entreprise au 31 décembre. Pour ce calcul, un salarié vaut une unité de calcul, quel que soit son temps de travail. Le calcul de l’effectif moyen annuel en ETP se réalise en deux étapes :

  • calculer l’effectif moyen mensuel pour chaque mois de l’année en cours ou passée ;
  • établir la moyenne des effectifs mensuels présents au 31 décembre en divisant la somme totale des ETP par 12 (nombre de mois dans une année).

Depuis la loi PACTE, le calcul des effectifs est simplifié. Cette loi vise à harmoniser les méthodes de calcul des effectifs et à simplifier les différentes démarches administratives et fiscales des entreprises.

Le saviez-vous ? Depuis la loi PACTE, le calcul des effectifs de référence correspond à celui permettant d’établir les éléments de paie des salariés dans une entreprise : l’effectif dit sécurité sociale. Ce mode de calcul est défini par les articles L130-1 et R130-1 du code de la Sécurité Sociale.