L’archivage des documents du personnel : que dit la loi ?

10 novembre 2021

Paie | RH | Transformation digitale

pointage

La loi encadre la standardisation et l’archivage des documents du personnel (bulletins de paie, contrat de travail, attestation de solde de tout compte, déclarations …). Faisons le point sur l’archivage des documents du personnel d’une entreprise.

 

Les durées de conservation des documents du personnel

Dans le cadre général, une entreprise doit conserver les documents du personnel pendant les durées suivantes :

Registre unique du personnel : 5 ans à partir du départ du salarié.
Contrats de travail, avenants, primes, indemnités, solde de tout compte : 5 ans.
• Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur salaire : 3 ans.
• Pour les salariés exerçant sous convention de forfaits, feuille des jours de travail : 3 ans.
• Pour tout salarié, comptabilisation des horaires, astreintes et leurs compensations : 1 an.
• Observations ou mises en demeure de l’Inspection du Travail et vérifications émis par le CSE : 5 ans.
Déclarations d’accident de travail : 5 ans. Dans le cas d’une cessation d’activité, l’entreprise doit informer ses salariés et mettre à leur disposition au moins 3 mois avant sa fermeture leurs bulletins de paie.

Tous ces documents peuvent être dématérialisés. Les écrits électroniques et papiers possèdent la même force probante s’ils sont établis et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité (art 1366 du code civil). Les durées de conservation des documents papiers et des documents électroniques sont donc identiques.

 

Le cas spécial du bulletin de paie dématérialisé

Comme vous pouviez vous en douter, le bulletin de paie est le document le plus concis et important à conserver selon les modalités imposées.

Depuis 2017, une entreprise peut mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie sans l’accord préalable de ses salariés. Toutefois, cette pratique doit être communiquée au préalable dans un délai d’un mois avant, car un salarié dispose du droit de s’y opposer et de poursuivre la remise de son bulletin de paie en version papier. Aujourd’hui, la dématérialisation des bulletins de paie n’est pas obligatoire mais a été très généralisée et répandue dans les entreprises.

Pour les bulletins de paie dématérialisés une obligation s’ajoute aux modalités de conservation précédemment citées.

Les entreprises doivent garantir la disponibilité des bulletins de paie dématérialisé pendant de ses salariés pendant 50 ans, soit jusqu’à que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.

 

L’archivage électronique à valeur probante

La loi n°2000-230 introduit la notion de document électronique dans le code civil. Les documents électroniques possèdent une valeur probante si leur intégrité est garantie pendant toutes leurs durées de conservation.

Pour ce faire, des outils tels que les SAE, Systèmes d’Archivage Électronique, ont été conçus. Les SAE permettent de garantir l’intégrité des documents sur le long terme, mais également d’assurer leur disponibilité, leur traçabilité et leur confidentialité.
Lorsqu’un document est versé dans un SAE, celui-ci n’est plus modifiable et conserve sa valeur probante.
Ainsi, les bulletins de paie dématérialisés doivent être distribuées, puis conservés dans un SAE et mis à disposition pendant 50 ans ou jusqu’à que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.

 

Savetime propose l’archivage électronique à valeur probante de vos documents du personnel, dont vos bulletins de paie dématérialisés jusqu’à 50 ans avec Arkhineo

Présent depuis 2001, Arkhineo, solution du groupe Docaposte, est le leader de l’archivage électronique en France. Disposant d’un grand nombre de certifications (NF 461, SIAF, HDS, ISO 2700, eIDAS, SOC 2) et labels, le Système d’Archivage Electronique d’Arkhineo archive plus de 3 milliards de documents, de tous types et tous secteurs d’activités.

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