C’est un document obligatoire pour toutes les entreprises d’au moins 50 salariés. Cette Base de Données Economiques et Sociales rassemble des informations chiffrées sur les orientations stratégiques de l’entreprise et les résultats de ses activités.

Définition

La Base de Données Economiques et Sociales, aussi nommée Base de Données Uniques est définie par l’Article L2312-18 du Code du travail. Ce document obligatoire rassemble des informations règlementaires et récurrentes à destination des membres du Comité Social de l’Entreprise (CSE). La BDES est très souvent complétée par le service RH des entreprise.

Le code du travail distingue deux échelles pour composer la BDES. Les entreprises de moins de 300 salariés sont soumises à des obligations différentes de celles comptant plus de 300 salariés. Pour ces dernières, la BDES regroupe les données liées à :

• l’investissement social ;
• l’investissement matériel et immatériel ;
• l’Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes ;
• la rémunération des dirigeants et des salariés ;
• les représentants du personnel et activités sociales et culturelles ;
• la rémunération des financeurs ;
• les flux financiers ;
• les partenariats ;
• les transferts commerciaux et financiers.

À qui est destinée la BDES ?

Les informations rassemblées dans la BDES sont collectées et analysées par les services RH de l’entreprise. Chaque membre du Comité Social de l’Entreprise doit pouvoir accéder en permanence à la BDES pour la consulter, voire même éditer les données. L’employeur est responsable :

• de la mise à jour des données mentionnées dans cet outil ;
• des conditions d’accès (en version papier et/ou informatique) ;

Les modalités d’accès, de mises à jour et de traitement de la Base de Données Economiques et Sociales font le plus souvent l’objet d’accords d’entreprise.

Comment faciliter l’édition de la BDES ?

La mise en place de la Base de Données Economiques et Sociales peut se révéler longue et complexe pour les TPE et les PME de plus de 50 salariés. Il est fortement conseillé de solliciter les services et les compétences d’experts. De nombreux prestataires – juristes le plus souvent – proposent aux entreprises de prendre en charger l’édition, la mise en ligne et la mise à jour de leurs BDES.

En confiant le traitement de ses éléments chiffrés à des experts extérieurs, l’entreprise s’assure :

• de la fiabilité d’édition et d’analyse des données ;
• d’une mise en ligne sécurisée et appropriée à ses besoins ;
• d’une gestion optimisée des accès à cette base de données selon les profils définis par accords d’entreprise.La mesure du temps de travail en entreprise reste une obligation légale. En effet, la loi oblige l’employeur à décompter le temps de travail de tous ses employés dans les locaux de l’entreprise, mais aussi dans le cadre du travail à distance ou à l’extérieur. Cela consiste à mettre en place un pointage des heures de travail effectuées par tous les salariés.

Cette obligation de justification des heures par pointage concerne tous les types d’horaires et s’applique à l’ensemble des salariés (salariés au forfait, les cadres…). On note néanmoins deux exceptions, à savoir les salariés du secteur de l’agriculture et ceux des transports routiers.

La pointeuse voit le jour à la fin du XIXe siècle. À cette époque, elle se définit comme un système mécanique d’horlogerie. Son atout principal est d’enregistrer le début puis la fin d’une séquence de travail. Elle imprimera ensuite, grâce à un support papier, les données enregistrées. On trouve désormais différents types de pointeuses, à savoir la pointeuse mécanique (système simple d’horlogerie mécanique qui fonctionne sur secteur), la badgeuse (qui représente une véritable évolution technologique de la pointeuse) ou encore la pointeuse mobile (qui reste une alternative pour le personnel délocalisé). Il existe également des pointeuses biométriques, mais la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) n’autorise plus, depuis 2012, le contrôle des horaires via ces pointeuses. Leurs installations pourront uniquement servir aux contrôles des zones dites « à accès restreint ».

L’article D. 4711-3 du Code du travail stipule que les documents concernant les observations et les mises en demeure de l’inspection du travail doivent être conservés pendant un délai de 5 ans. Néanmoins, le Code du travail ne fait pas mention du support ni du contenu de la feuille de pointage. La seule mention obligatoire concerne la durée de conservation des feuilles de pointage ainsi que les conditions de mise à disposition de ces mêmes feuilles de pointage. Ces dernières devront donc être conservées au minimum pendant 5 ans, et pourront être appréciées soit en cas de contrôle de l’inspection du travail ou des services de l’URSSAF, soit en cas de demande d’un délégué du personnel et/ou d’un salarié qui souhaite faire valoir son droit d’accès et de rectification si le système de pointage est informatisé.