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Deux façons de gérer votre paie : Externaliser ou Internaliser

La gestion de paie est la fonction la plus complexe des ressources humaines au sein d’une entreprise. En apparence, il ne s’agirait simplement que de la bonne tenue des calculs de paie et de cotisations sociales ainsi que de l’édition des bulletins de paie de vos collaborateurs. Toutefois, la gestion de paie prend en compte d’autres aspects :

La conformité réglementaire

– Le respect des mentions et normes obligatoires concernant vos bulletins de paie
– La transmission des déclarations sociales nominatives (DSN) et la collecte de l’imposition (prélèvement à la source).
– Le suivi et la mise en application en temps réel des évolutions conventionnelles et réglementaires relatifs à votre structure

La sécurisation des données paie

– La protection des données personnelles dont les données « sensibles » de vos collaborateurs
– La fiabilisation des processus de paie & RH.

Attention ! Une non-conformité et un non-respect de la sécurisation de votre gestion de paie peut engendrer de lourdes conséquences financières et juridiques pour votre entreprise.

Aujourd’hui, vous retrouvez deux modes de gestion :
Le premier, internaliser votre paie (autrement dit, la paie est gérée au sein de l’entreprise avec un service spécialisé composé de gestionnaires).
Le second, externaliser votre paie en la confiant à un prestataire agréé en gestion de paie.

La gestion de paie internalisée

Traiter votre paie en interne vous permet de garder le contrôle sur cette activité, mais cela a beaucoup d’inconvénients :

  • Vous devez avoir recours à un logiciel de paie afin que vos gestionnaires de paie puissent effectuer la paie. Il faut s’assurer que ce logiciel correspond à vos attentes et est capable de prendre en considération vos spécificités (conventionnelles, spécificités de cotisations ou autres). De plus, des coûts supplémentaires se rajouteront systématiquement dans le cadre de sa maintenance de ses mises à jour.
  • À cela s’ajoute également la nécessité de former constamment vos collaborateurs paie & RH sur les évolutions réglementaires.
  • Enfin, le contexte actuel fait que vos collaborateurs Paie & RH ont de nouveaux enjeux tels que la diversité, la mise en pratique du télétravail, la prévention de vos collaborateurs. Avec ces nouvelles priorités, leurs tâches peuvent s’avérer difficiles à suivre.

L’externalisation de paie

En France, où l’outsourcing a déjà commencé son essor depuis ces dernières années, la paie externalisée représente beaucoup d’avantages :

  • Un gain de temps considérable : vous avez simplement à transmettre les absences et variables de paie de vos collaborateurs, le reste sera traité.
  • Une maîtrise des coûts : aucun achat, frais de maintenance ou de mises à jours de progiciels, une réduction de votre budget de formation et de gestion de compétences.
  • Une conformité garantie: votre prestataire assurera la veille réglementaire et conventionnelle de votre entreprise.
  • Toute votre gestion de paie sur une interface unique et 100 % Web: vous pouvez le piloter au bureau aussi bien qu’en télétravail.
  • La sécurité de vos données : nous appliquons un protocole de sécurité spécifique pour garantir la fiabilisation des données et nous avons confié notre archivage électronique à valeur probante à Arkhineo.
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